Buenas prácticas para trabajar desde casa sin perder la productividad

20 abril, 2020
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20 abril, 2020 Brenda Cortés

Ante la noticia de la continuidad de la cuarentena durante un mes más en gran parte del país, la gestión de los equipos de trabajo es un aspecto que las empresas de hoy vienen innovando para aprovechar la tecnología e impulsar la productividad y, a la vez, asegurar el bienestar y salud de sus clientes y colaboradores.

En medio de esa evolución, el Home Office ha surgido como una alternativa excepcional. El trabajo remoto o, traduciendo literalmente, “oficina en casa”, significa poder realizar las tareas profesionales y laborales desde un lugar alternativo a una oficina, como el hogar, un espacio de coworking, entre otros.

Gracias al contexto que la transformación digital provee, desde las grandes compañías hasta las PYMES han reflexionado el hecho de que el trabajo remoto es una opción que sus trabajadores desean tener. De hecho, Owl Labs, realizó una encuesta a más de 1.200 empleados, entre 22 y 65 años, lo que lanzo descubrimientos muy interesantes:

  • 62% ha trabajado de forma remota, así sea de manera parcial
  • 22% se sienten más a gusto con su trabajo.
  • 79% son más productivos y más enfocados
  • 78% experimentan menos estrés mientras trabajan.

Esto evidencia que el trabajo desde casa, en un espacio de coworking o, incluso desde un lugar público con conexión a Internet, las personas se sienten mejor y con mayor lealtad hacia sus empresas.

Sin embargo también existen algunos riesgo o mejores prácticas, control y factores de beneficio que tiene el Home Office, tanto para gestores como analistas del segmento de Marketing y otros.

Pero antes de eso,  ¿Qué dicen las estadísticas del Home Office? 

Para tener muy claro el nivel de relevancia que tiene este movimiento, es preciso ver alguno de los resultados en países líderes en innovación, como Estados Unidos.

  • Según Global Workplace Analytics cerca del 3.4% de los trabajadores de este país trabajan desde casa al menos 3 días a la semana
  • 44% dice que parte de su equipo trabaja remotamente de manera total.
  • Desde 2010, la cantidad de personas que trabajan remotamente aumentó 400%
  • Si pudieran elegir, el 99% de los trabajadores elegirían el Home Office así sea de manera parcial o por el resto de su vida laboral.
  • 72% de los profesionales están de acuerdo que la flexibilidad laboral, como el Home Office, será muy importante en el reclutamiento de RRHH.
  • 77% de los empleados dicen que son más productivos cuando trabajan desde casa
  • El 23% de los trabajadores a distancia dicen que dedican más horas a su labor desde su hogar.

Todos estos datos son una muestra clara de que el Home Office es una respuesta positiva para aquellas empresas que no temen a la innovación y ser disruptivas en aras de conseguir más productividad y sobre todo hacer frente a una contingencia como la que vivimos actualmente.

Ventajas y desventajas del Home Office

Llegado a este punto, ya habrás visto que el Home Office a pesar de ser beneficioso para una empresa, también cuenta con retos importantes que hay que saber manejar para lograr la productividad.

A continuación te enseñaremos de manera clara, los beneficios y riesgos que tiene este movimiento:

Ventajas

Flexibilidad: Este factor existe porque se establecen proyectos en lugar de horarios, y es la organización del empleado quien determina el éxito.

Ahorro con gastos de estructura: Ya que los colaboradores no deben estar presentes en una oficina, lo cual permite abaratar costos como electricidad, agua, Internet, entre otros.

Mayor calidad de vida al profesional: Cuando cada miembro puede planear sus comidas y cocinarlas con mayor tranquilidad, además, tendrán más tiempo para ejercitarse, lo que previene la aparición de enfermedades.

Menor nivel de estrés: Debido a la congestión vehicular, transporte público, imprevistos en la vía, favoreciendo a la tranquilidad de cada integrante.

Desventajas

Distancia geográfica entre profesionales: Esto puede generar retrasos en algunos procesos, ya sea por falta de Internet o fallas en el servicio eléctrico, y puede afectar negativamente el flujo de trabajo.

La amenaza de la procrastinación: Fuera de un entorno regulado y delimitado, como una oficina, donde constantemente se está siendo gestionado por un supervisor, es muy fácil postergar las tareas de trabajo o distraerse entre proyectos.

Una manera de evitar este problema es asignarle a cada trabajador objetivos diarios o semanales que debe cumplir, sin importar el horario rígido en que lo haga. Más allá de la confianza, este tipo de gestión brinda un flujo más ágil de tareas que beneficia a todas las partes.

Posibles distracciones: No tener jefes o supervisores provoca que los resultados dependen de cada individuo. Además, el estar en casa puede ocasionar que las labores del hogar le roben horas productivas al equipo.  Establecer una estructura de trabajo recomendada, para aprovechar los horarios más productivos de tu equipo, o de cada individuo, es una excelente idea. Además, el compartir una lista de pendientes diariamente, le dará un aviso a tu equipo de lo más importante que toca resolver.

Deficiencias en la comunicación: Por otra parte, al no estar frente a frente con cada profesional, la comunicación puede desmejorar. Para no caer en este problema es clave establecer desde el inicio del Home Office lo que se espera lograr durante la jornada. Asimismo, el tener reportes diarios y semanales del progreso te ayudará a ver los avances y problemas durante esta modalidad.

Como ves, para que el trabajo remoto pueda funcionar y beneficiar a tu empresa y a sus empleados, es necesario monitorear los progresos. A su vez, es clave que recomiendes una metodología de trabajo donde prioricen sus labores profesionales sobre las hogareñas en horarios productivos.

Home office para gestores: cómo manejar equipos remotos

Debes entender, que la productividad del trabajo remoto se mide en cumplimiento de tareas y proyectos, más allá de horarios, se pueden aplicar ciertos parámetros en conjunto para aumentar más aún la eficiencia de tu equipo, por ejemplo:

Escoge a los profesionales correctos: No todo el mundo puede ser productivo fuera de la oficina, es por ello que elegir a las personas que han demostrado ser más independientes y enfocados es una excelente idea.

También, es clave asegurarse de que cada uno de los elegidos tenga las herramientas necesarias en casa o en el lugar que decida trabajar es crucial. En caso de que necesiten datos sensibles que no pueden salir de la empresa o dependan de la interacción presencial con otros compañeros, es recomendable seguir el trabajo de manera tradicional.

Propón reuniones semanales Tener contacto constante con el equipo que está en Home Office, es una manera de intercambiar información relevante y estar al tanto de sus avances. En cada una de ellas, por ejemplo, se pueden compartir sus tareas de la semana, los problemas que han tenido y cómo los han superado.

Esto puede ser al inicio de cada jornada semanal, o al final de la misma. Así podrás gestionar los proyectos y los recursos para cumplir con tus responsabilidades y asegurar la productividad.

Administra las tareas: Un básico del liderazgo corporativo es asegurarse de que cada miembro del equipo se encuentra trabajando y podrá cumplir con sus responsabilidades. Acompañar el desarrollo de cada etapa es fundamental, para ello, puedes utilizar un software — de los cuales te hablaremos más adelante — que te permite ver en tiempo real los avances y los problemas que se han generado en el día.

De esta manera podrás hacer una gestión ordenada y genuina de la productividad de tu equipo en Home Office, sin tener que estar “encima” de cada uno, lo cual puede ser contraproducente, ya que obstaculiza sus labores y hace notar que no confías en sus habilidades y disciplina.

Establece plazos firmes: Velar por el cumplimiento de los proyectos y tareas, dentro de las horas o días estipulados, es fundamental para la productividad dentro del Home Office. Cada acción, tarea o proyecto tiene una fecha de entrega, en medio de las cuales, si se requiere, pueden hacerse reuniones para verificar el progreso o que se deban entregar borradores o propuestas para garantizar el avance.

Acompaña la presencia en cada reunión: Al no estar en el mismo ambiente físico, puede que se pierda un poco de sinergia. Por eso es necesario que todas las partes involucradas dentro de un proyecto se comuniquen periódicamente, intercambien su información y estén al tanto del estatus general. Poner como regla, la presencia en reuniones matutinas o al final de la jornada es crucial para que puedas monitorear la realidad de las labores de tu empresa.

Cada empresa es diferente, por lo tanto, es importante que identifiques aquellos puntos cruciales para el funcionamiento de tu negocio, lo transmitas al equipo y estipulen las normas durante el trabajo remoto.

Es clave tener todo esto presente para tomar las medidas y los recursos necesarios para que el Home Office funcione y sea productivo durante la contingencia y e incluso si todo marcha bien, después de ella.

Cuéntanos, ¿Qué tan buenos resultados esta obteniendo tu compañía al implementar Home Office? ¿Que tipo de buenas prácticas les están funcionando?